Smarte Tools für die Projektzeiterfassung und Rechnungserstellung
In vielen Dienstleistungsbetrieben – dazu zählen auch Softwaredienstleister – spielt Zeiterfassung eine große Rolle. Um die abrechenbare Arbeitszeit im Blick zu behalten und Abrechnungen effizient zu gestalten, nutzen wir die Software Clockodo für die Zeiterfassung und SevDesk für die Rechnungsstellung. Dank einer automatisierten Integration zwischen den beiden Tools können wir Rechnungen aus den Projektzeitberichten mit nur einem Klick erstellen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie dieser Prozess funktioniert und wie auch Ihr Team davon profitieren kann.
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Warum Clockodo und SevDesk?
Clockodo ist ein vielseitiges Tool zur Zeiterfassung, mit dem Projekte, Kunden und Aufgaben detailliert erfasst werden können. So haben wir stets eine genaue Übersicht über die für jedes Projekt geleistete Arbeitszeit.
SevDesk ist eine intuitive Buchhaltungssoftware, die uns hilft, Rechnungen zu erstellen und zu verwalten, Zahlungen zu erfassen, Kundenstammdaten zu pflegen und vieles mehr.
Die Kombination dieser beiden Tools ermöglicht es uns, die erfassten Arbeitsstunden direkt in Rechnungen zu überführen, ohne dass wir händisch zwischen den Systemen hin und her wechseln müssen.
Die Vorteile der Integration
Durch die nahtlose Integration von Clockodo und SevDesk können wir:
- Zeit sparen: Die Rechnungsstellung erfolgt ohne aufwändige, manuelle Übertragung der Daten.
- Fehler minimieren: Da keine Daten manuell übertragen werden, vermeiden wir Zahlendreher und andere Fehler.
- Transparenz schaffen: Unsere Kunden erhalten genaue Abrechnungen mit allen relevanten Informationen, Zeiten und Kosten.
So funktioniert der automatisierte Prozess
- Zeiterfassung in Clockodo: Zu Beginn erfassen unsere Teammitglieder die aufgewendete Zeit in Clockodo. Jede Buchung wird dabei einem bestimmten Projekt und Kunden zugeordnet. So entsteht im Laufe eines Projekts ein vollständiges Zeiterfassungsprotokoll.
- Übertragung der Zeiterfassungen an SevDesk: Mit nur einem Klick können wir am Ende eines Abrechnungszeitraums die in Clockodo gesammelten Stunden an SevDesk übermitteln. Diese Übertragung erfolgt automatisch und stellt sicher, dass alle erfassten Zeiten korrekt und vollständig ankommen.
- Automatische Rechnungserstellung in SevDesk: Sobald die Zeiterfassungsdaten in SevDesk vorliegen, können wir daraus direkt eine Rechnung generieren. Die Integration sorgt dafür, dass alle notwendigen Details wie Stundenanzahl, Stundensätze und Kundeninformationen in die Rechnung übernommen werden. Dies spart uns enorm viel Zeit, da der Rechnungsprozess auf diese Weise sehr schlank gehalten wird.
- Versand und Nachverfolgung der Rechnung: Die fertige Rechnung wird dann in SevDesk direkt an den Kunden verschickt, und das System kümmert sich auch um die Nachverfolgung von Zahlungen.
Umsetzung der Integration
Grundsätzlich sind keine technischen Kenntnisse für eine einfache Integration der beiden Systeme nötig. Sehen Sie sich dazu am besten die folgenden Artikel an:
Fazit: Ein Klick zur fertigen Rechnung
Die Integration von Clockodo und SevDesk hat unsere Prozesse deutlich optimiert. Was früher mit viel manuellem Aufwand verbunden war, erledigen wir nun mit einem einzigen Mausklick. Die Zusammenarbeit zwischen beiden Tools ermöglicht uns, mehr Zeit auf die wesentliche Arbeit zu konzentrieren und unseren Kunden dennoch eine detaillierte und transparente Abrechnung zu liefern.
Möchten Sie auch die Effizienz Ihrer Abrechnungsprozesse steigern? Setzen Sie auf eine smarte Integration von Tools wie Clockodo und SevDesk! Wenn Sie Fragen zur Umsetzung, oder einen komplexen Abrechnungsworkflow haben, der technisches Know-How erfordert, melden Sie sich gerne bei uns – wir teilen unsere Erfahrungen und geben Ihnen Tipps zur Umsetzung.